Im Workshop-Wahn: Wenn Workshops zur Zeitverschwendung werden

Der Workshop. Ein beliebtes Mittel unserer heutigen Unternehmenskultur. Workshops werden aus unterschiedlichen Gründen veranstaltet. Um Konzepte zu entwickeln, um Konflikte zu schlichten, um Prozesse zu optimieren, um Probleme zu lösen. Ein Workshop soll Raum geben, um sich in einer kleineren Runde intensiv einem Thema widmen zu können und abseits des üblichen Arbeitsalltags neue, kreative Ansätze zu finden. Ein Workshop – oder zu Deutsch ein Arbeitskreis – kann dafür sehr gut geeignet sein. Es sollten allerdings die Voraussetzungen und die Rahmenbedingungen stimmen. In den letzten Jahren hat man schon hier und da den Eindruck, dass die hippe Methode „Workshop“ etwas überstrapaziert wird und zu einer gewissen „Workshop-Müdigkeit“ führt. Leider fällt die an sich sehr gute Methode immer wieder blindem Aktionismus anheim und gilt als Mittel der Wahl zur Lösung jedweden Problems. Vielleicht möchte man auch nur gerne zeigen, dass man ein modernes Unternehmen mit modernen Methoden ist, und da dürfen regelmäßige Workshops natürlich nicht fehlen. Und wieso auch nicht? Mal eben einen Workshop veranstalten kann ja nicht so schwer sein, oder?

Ganz so einfach ist es aber nicht. Damit ein Workshop erfolgreich wird – also Ergebnisse liefert und zu Veränderungen führt – müssen verschiedene Aspekte berücksichtigt werden. Wer einen Workshop plant, sollte daher folgende Punkte sorgfältig prüfen.

1. Der richtige Anlass

Braucht es hierfür wirklich einen Workshop? Das ist die erste Frage, die sich der Initiator eines Workshops stellen muss. Und wenn ja: Warum? Was ist die Zielsetzung des Ganzen und lässt sich dieses Ziel nicht vielleicht auf einem anderen Weg besser erreichen?

Hält man nach Abwägung dieser Punkte den Workshop nach wie vor für das beste Mittel, um die entsprechende Fragestellung anzugehen, sollten die Beweggründe dafür aufgeschrieben werden. Denn auch für die Teilnehmer ist es wichtig zu wissen, warum ein Workshop abgehalten wird und welche Zielsetzung dahinter steht.

2. Motivierte Teilnehmer

Das Problem vieler Workshops beginnt schon bei der Einbeziehung der Teilnehmer im Vorfeld. Diese ist oft quasi nicht existent. Mitarbeiter werden zur Teilnahme „verdonnert“, sie wissen nicht, warum der Workshop stattfinden soll, was die Zielsetzung ist und was sie da überhaupt sollen. Ob sie Lust haben, wird selbstverständlich auch außer Acht gelassen. Ohne motivierte Teilnehmer, die „freiwillig“ dabei und von der Sinnhaftigkeit der Veranstaltung überzeugt sind, wird es jedoch schwer, eine konstruktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

3. Gute Vorbereitung

Wie schon erwähnt: Ahnungslose Teilnehmer blind in eine Workshop-Situation zu versetzen, ist keine gute Idee. Information ist alles. Daher empfiehlt sich eine offizielle Einladung vorab. Hierin sollten die Beweggründe und die Zielsetzung für den Workshop erläutert, der zeitliche Rahmen abgesteckt und eventuell erste Infos zum Workshopleiter gegeben werden. Auch ist es für die Teilnehmer wichtig zu wissen, ob sie sich auf bestimmte Punkte vorbereiten und etwas mitbringen sollen.  

4. Rundum sorglos

Häufig wird unterschätzt, wie wichtig der äußere Rahmen für einen Workshop-Tag ist. Workshops sind anstrengend und ausreichend Essen, Trinken und Pausen umso wichtiger. Auch sollte man zwischendrin nicht auf die Suche nach Stiften, Flipcharts oder Moderationskarten gehen müssen. Ein professionelles Equipment gehört zur Ausstattung vor Ort.

5. Kompetenter Moderator

Es ist die Charakteristik von Workshops, dass eine moderierte Gruppe gemeinsam etwas erarbeitet, und nicht wie bei einem Vortrag jemandem zuhört und sich vorgefertigte Lösungen von einem Experten präsentieren lässt. Ein guter Workshop steht und fällt mit dem Workshopleiter bzw. Moderator. Es kommt ein bisschen auf die Art des Workshops und das jeweilige Thema an, aber im Allgemeinen ist es nicht ratsam, einen Mitarbeiter des Unternehmens den Workshop leiten zu lassen und schon gar nicht den Chef. Im besten Fall sollte der Moderator eine außenstehende Person sein, oft ist es sogar besser, wenn diese vom Thema des Workshops selbst keine Ahnung hat. Bei einem guten Moderator ist das zumindest kein Nachteil. Der Moderator sorgt für den Rahmen, er gibt dem Workshop Struktur, bietet Methoden an, setzt Impulse, gibt Fragestellungen vor, leitet Diskussionen, er fasst Gesagtes zusammen und ordnet und visualisiert Ergebnisse. Dabei ist auch ein gutes Gespür für die Teilnehmer und die Stimmung im Raum gefragt. All diese Aufgaben benötigen viel Aufmerksamkeit und Feingefühl, allein schon deshalb sollte ein Moderator nicht inhaltlich an einem Workshopthema mitarbeiten.

6. Nachbereitung

Die Nachbereitung ist so wichtig wie der Workshop selbst. Ohne eine effektive Nacharbeit hätte man sich den Workshop in vielen Fällen sparen können. Wenn Ideen nicht festgehalten, Ergebnisse nicht umgesetzt werden, führt das schnell zu Frust bei allen Beteiligten und die Motivation für den nächsten Workshop sinkt. Am besten wird noch während des Workshops festgelegt, wer sich im Nachhinein um welche To-Dos kümmert und bis wann. Im Vorfeld oder spätestens zu Beginn des Workshops sollte außerdem bestimmt werden, wer Protokoll schreibt und in welcher Form. Es gibt Workshop-Methoden, bei denen der Moderator während des Workshops für alle sichtbar die wichtigsten Ergebnisse und Aufgaben mitschreibt. Beliebt sind außerdem Fotoprotokolle.

Raus aus dem Workshop-Überdruss

„Bringt eh nichts.“ Jeder, der schon häufiger an Workshops teilgenommen hat, hat das schon mal gehört oder selbst gedacht. In Workshops findet man nicht selten eine Gruppe von Menschen vor, denen allen ins Gesicht geschrieben steht, dass sie gerade lieber ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen würden. Damit diese Situation nicht entsteht, ist es wichtig, dass Workshops Erfolgserlebnisse liefern, und vor allem, dass sie nicht wahllos veranstaltet werden. Hier ist manchmal weniger mehr, Qualität geht vor Quantität. Lieber investiert man mehr Zeit in die Vor- und Nachbereitung eines guten Workshops, als mehrere halbherzig durchzuführen. Wann ein Workshop erfolgreich war, ist natürlich ein Stück weit auch ein subjektives Empfinden, aber wenn man vorher entsprechende Parameter definiert, lässt sich Erfolg auch messen und – ganz wichtig – den Beteiligten mitteilen.

Der Workshop ist eine tolle Methode, um Mitarbeiter einzubeziehen und neue Denkansätze zu entwickeln. Er hat es verdient, mit Sorgfalt behandelt zu werden, damit er nicht zu einer Zeitverschwendung verkommt.

Besonders häufig werden Workshops zur Ideenfindung genutzt. Spannendes hierzu erzählte uns Kreativitäts-Expertin Petra Sammer im Interview, schaut mal rein.