„Ich habe da mal was vorbereitet …“, Power-Point-Präsentationen begleiten uns seit der Schule, über die Studienzeit bis hin ins Berufsleben. Egal ob Schulung, Pitch, Seminar oder interne Weiterbildung, eine Power-Point-Präsentation ist immer das Mittel der Wahl, wenn es darum geht, die zu vermittelnden Inhalte visuell darzustellen. Es ist eines der etabliertesten und meist genutzten Tools und dennoch machen viele von uns elementare Fehler bei der Erstellung. Wir haben daher für euch 5 Tipps für eine perfekte Power-Point-Präsentation.
1. Ohne Master, ein Desaster
Wer sich die Mühe macht und vor Erstellung der Präsentation einen Master vorbereitet oder eine Master-Vorlage auswählt und individuell anpasst, wird es im Verlauf einfacher haben. Denn wie immer, ist Vorbereitung die halbe Miete. Dabei geht es nicht darum, eine möglichst kreative und einzigartige Master-Vorlage von Grund auf zu erstellen, es geht vielmehr darum, Standards festzulegen: Wie werden Überschriften dargestellt? Wie sehen Übergangsfolien aus? Gibt es etwas, das auf jeder Folie gleich erscheinen soll, wie ein Logo, das Datum oder die Seitenzahl? Welche Farben und Schriften sollen verwendet werden? All das kann ich einmal im Master festlegen und auf diese Standards im Verlauf der Erstellung zurückgreifen. Das führt gleichzeitig dazu, dass meine Präsentation ein einheitliches und durchgehendes Design hat. Womit wir schon zum zweiten Tipp kommen.
2. Einheitliches Design mit Wiedererkennungswert
Im Idealfall hat das Unternehmen, für das ich die Präsentation erstelle, ein Corporate Design. Dieses gibt mir vor, welche Farben, Schriften und Bildwelten ich in Power-Point-Präsentationen nutzen sollte. Diese Design-Vorgabe kann in einer Master-Vorlage festgehalten werden (siehe Tipp 1). Erstelle ich das erste Mal und unabhängig von einem Unternehmen oder einer Institution eine Power-Point-Präsentation, bin ich frei im Layout und dennoch sollte man sich in bestimmten Grenzen bewegen. Entscheide dich für eine Farbwelt aus maximal zwei bis drei Farben. Nutze auf jeder Folie die gleiche Schrift und verwende niemals mehr als zwei unterschiedliche Schriften auf einer Seite. Entscheide dich für ein Aufzählungszeichen, egal ob Bullet-Points, Gedankenstrich oder Pfeil, und nutze dieses auf allen Folien. Achte darauf, dass alle Objekte gleichmäßig ausgerichtet sind. Die Überschrift oder der Textblock sollte also nicht springen, wenn du zwischen den Folien wechselst. Im besten Falle baust du Design-Elemente ein, die einen hohen Wiedererkennungswert haben. Das ist vor allem sinnvoll, wenn man eine Reihe an Power-Point-Präsentationen plant.
3. Struktur pur = Erfolg pur
Überlege dir bereits vor der Erstellung der Power-Point-Präsentation, welche Struktur deine Präsentation haben soll. Ist sie in Kapitel geteilt? Ist sie chronologisch oder thematisch aufgebaut? Gibt es Pausen oder praktische Übungen zwischendurch? Dein Leitfaden und Ablauf sollten bereits stehen, wenn du die Präsentation erstellst. Starte mit einem Inhaltsverzeichnis, das den Zuhörern oder Teilnehmern aufzeigt, was sie erwartet, und strukturiere deine Präsentation entsprechend. Verdeutliche Themenwechsel oder neue Bereiche durch Zwischenfolien und füge auch Pausenfolien ein oder Folien, die auf eine praktische Übung hinweisen. So machst du einzelne Abschnitte auch optisch deutlich. Beim Aufbau der Präsentation solltest du etwa 10 % der Zeit für eine Einleitung einplanen, 80 % für den Hauptteil und noch mal 10 % für das Ende. Dabei ist die Anzahl der Folien nicht entscheidend. Hier gilt so wenige wie möglich und so viele wie nötig.
4. Too much information kills information
Wir neigen dazu, alle Informationen, die wir vermitteln wollen, auch auf die Folie einer Power-Point-Präsentation zu schreiben. Und das am besten noch in ganzen Sätzen. Dabei soll eine Präsentation kein umfangreiches Handout ersetzen, sondern lediglich durch den Vortrag leiten und die wichtigsten Punkte visuell unterstützen. Einige Faustregeln helfen dabei zu überprüfen, ob zu viel Text auf einer Folie ist:
- Die Schrift ist kleiner als 30 Punkte.
- Der Inhalt ist nicht innerhalb von 3 Sekunden zu überblicken.
- Es gibt keinen freien Weißraum auf der Folie.
Der Punkt „freier Weißraum“ ist ein weiterer wichtiger Tipp für die Erstellung einer Power-Point-Präsentation. Für den Ersteller der Präsentation sind freie Flächen, der sogenannte Weißraum, nur schwer zu ertragen. Für den Teilnehmer ist er aber sehr wichtig. Er bringt Ruhe, Übersicht sowie Entspannung und gibt dem Teilnehmer das Gefühl, nicht mit Informationen und Reizen überladen zu werden. Prüfe also genau die drei genannten Punkte und lösche Texte, Grafiken und Bilder, bis sie nicht mehr zutreffen. Zusatzinfos, die du nicht löschen willst, kannst du in das Notizfeld kopieren. So gehen sie für dich nicht verloren, aber überladen die Folie nicht mehr. Denn immerhin wollen wir uns durch unsere Power-Point-Präsentation ja nicht überflüssig machen.
5. Animationen: Weniger ist mehr
Power-Point bietet zahlreiche Möglichkeiten, aus einer schnöden Präsentation ein Feuerwerk der Effekte zu machen. Hier gilt definitiv: Weniger ist mehr. Effekte, wie das einzelne Einblenden von Informationen, machen durchaus Sinn. Auch ein Pfeil, der ins Bild fliegt, oder eine Abbildung, die reingezoomt wird, sind nette Effekte, die eine Präsentation auflockern. Übertreiben sollte man aber nicht. Einzelne Buchstaben ins Bild fliegen zu lassen oder gar Schreibmaschinengeräusche dabei zu hinterlegen, zieht unnötig Aufmerksamkeit auf sich und sorgt für Unruhe. Entscheidet man sich, die Übergänge von Folien zu animieren, rate ich hier auch zu Effekten, die unaufgeregt sind und einheitlich verwendet werden. Wechselt die Folie jedes Mal durch einen Strudel oder fliegende Bildteilchen, kann das die Teilnehmer auf Dauer irritieren. Ein Schieben oder Aufklappen von einzelnen Folien ist aber durchaus legitim. Kommen wir nun zu dem Thema GIFs. Diese werden immer beliebter und finden täglich Anwendung in Chatprogrammen und Social Media. Auch die Welt der Präsentationen haben sie erreicht und werden nur allzu gern genutzt, um die Stimmung zu lockern. Hier kommt es auf das Thema der Präsentation und die Häufigkeit der Nutzung von GIFs an. Erfolgt der Einsatz pointiert und mit Bedacht, ist es Gold wert, zu oft und unpassend eingesetzt, ein echter Alptraum. Und last but not least: Bitte verzichtet auf das obligatorische „Applaus“Geräusch am Ende der Präsentation.
Die Power-Point-Präsentation steht und ihr wollt nun einen perfekten Auftritt hinlegen? Dann haben wir für euch fünf Tipps für erinnerungswürdige Präsentationen.
