Telefonkonferenz oder Videokonferenz, was ist besser?

Die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation sind vielseitig. Telefonate, E-Mails, Chats & Co. sorgen dafür, dass ein persönlicher Austausch via Face to Face seltener stattfindet und man sich eher digital austauscht. Dezentrale Standorte oder große Teams verstärken den Bedarf nach digitalen Lösungen, unter anderem um Pendelzeiten zu vermeiden. Und spätestens seit der COVID-19-Pandemie und dem gesetzlich angeratenen Homeoffice sind Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen für noch mehr Unternehmen aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Was ist besser für die digitale Besprechung: eine Telefonkonferenz oder eine Videokonferenz? Und was ist mit dem persönlichen Kontakt und der Kommunikation Face to Face? Können wir gänzlich darauf verzichten?

Digitaler Austausch: Vielseitige Möglichkeiten

Betrachtet man die Arbeitsplatzstrukturen, gibt es immer mehr Unternehmen, die sich aus verschiedenen Beweggründen, nicht zuletzt wegen der Coronakrise, dezentral aufstellen, Mitarbeiter über verschiedene Standorte verteilen oder das Arbeiten aus dem Homeoffice möglich machen. Die sogenannten Remote-Arbeitsplätze bieten Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter. Sie begrenzen mit kurzen Arbeitswegen die Pendelzeiten, ermöglichen eine flexible Verteilung der Arbeitszeit und können die Produktivität steigern. Der Bedarf nach dieser Art Flexibilität ist nicht aus den digitalen Möglichkeiten entstanden, sondern die Digitalisierung hat die technischen Voraussetzungen geschaffen. Neben E-Mail und Telefon wächst die Auswahl an Technologien und Software seit Jahren, die dabei helfen, dass alle digital miteinander in Verbindung bleiben und auf aktuellem Informationsstand sind. Konferenzportale, Cloud-Lösungen für Projektmanagement, Terminabstimmungen und Umfragen – man kann heute auf vielerlei Arten den digitalen Austausch gestalten und Aufgaben lösen.

Telefonkonferenz oder Videokonferenz statt Chat oder E-Mail

Persönliche Besprechungen fördern die Kreativität und schaffen Synergien. Für eine gute Zusammenarbeit im Team, mit Kunden und Kollegen, sind persönliche Gespräche unverzichtbar. Sie stärken das gemeinsame Verständnis und den Zusammenhalt – und tragen wesentlich zum Aufbau der Beziehungen bei. Wenn wir nur schriftlich-digital kommunizieren, bleibt im geschriebenen Wort vieles offen für Interpretationen und das „Zwischen den Zeilen lesen“. Denn Körpersignale und Gesichtsausdrücke sind genauso wichtig wie der verbale Austausch und der Klang der Stimme.

Videokonferenz: dem Face to Face Austausch am nächsten

Genau diese Körpersignale sind der Grund dafür, dass Videokonferenzen dem persönlichen Gespräch am ähnlichsten sind. Funktionierende Technik vorausgesetzt. Augenkontakt vermittelt, dass wir präsent sind und zuhören; und er stärkt die Kommunikation und die Glaubwürdigkeit. Zwar schaut man bei der Videokonferenz jeweils auf den Bildschirm, aber auch dieser Quasi-Augenkontakt vermittelt eine gewisse Persönlichkeit im Gespräch. Apple-Chef Tim Cook sagte einmal dem Wall Street Journal: „Trotz all der Perfektion der Technologie und all der Dinge, die wir im Laufe der Jahre ermöglicht haben – nichts ersetzt die menschliche Interaktion.“ Diese Aussage wird auch vom Siegeszug der Emojis untermauert. Sie ergänzen digitale Nachrichten um das, was sich digital nicht übermitteln lässt: Mimik, Gestik und Emotionen.

Im richtigen Licht: Tipps für die Videokonferenz

Im Homeoffice professionell an einer Videokonferenz teilzunehmen, bedarf etwas Vorbereitung. Das räumliche Umfeld, Hintergrundgeräusche und Lichtverhältnisse haben großen Einfluss darauf, wie viel Aufmerksamkeit digitale Gesprächspartner für die Themen übrighaben oder ob sie von Unruhe oder anderen störenden Faktoren abgelenkt werden. Folgende Vorbereitungen sind für Raum und Licht empfehlenswert:

• Ruhiger Konferenzraum, Umgebungsgeräusche vermeiden
• Falls nötig bei langen Besprechungen oder vielen Teilnehmern: Es gibt immer einen Stummknopf!
• Falls möglich, repräsentativer Büroraum, auf jeden Fall aufgeräumtes Umfeld
• Keine Personen im Hintergrund, die sprechen oder umherlaufen
• Kameraposition frontal für einen geraden Blick
• Gute Ausleuchtung des Bildes
• Gegenlicht und direkte Sonneneinstrahlung vermeiden, unter- und überbelichtete Bilder hemmen die Konzentration
• Getränke vorab bereitstellen, um Unterbrechungen zu vermeiden

Was spricht gegen Telefonkonferenz oder Videokonferenz?

Die „Future Workforce“-Studie von Dell und Intel hat bereits 2016 eine Befragung von fast 4.000 Vollzeitmitarbeitern kleiner, mittlerer und großer Unternehmen in zehn Ländern durchgeführt. Die Teilnehmer haben die Digitalisierung am Arbeitsplatz bewertet. Knapp drei Viertel der Befragten gaben an, dass sie die direkte Kommunikation mit Kollegen bevorzugen. Die räumliche Nähe fördere die Kreativität. Gegen den Arbeitsplatz zu Hause sprechen die Trennung von Arbeit und Privatleben sowie die Befürchtung einer digitalen Isolation durch mangelnde persönliche Beziehungen. Man kann also sagen, dass die digitale Kommunikation einerseits auf die Produktivität einzahlt und Arbeitszeit intensiver genutzt, (Reise-)Zeit gespart wird. Die wichtigen persönlichen Kontakte, der Austausch von Angesicht zu Angesicht, lassen sich digital weniger einfach abbilden – auf Kosten der Kreativität, der Beziehungen zueinander und des Teambuildings. Und das ist auch der Grund dafür, dass wir, nach Corona und trotz unserer flexiblen Home-Office-Lösungen und deutschlandweit verteilten Kunden, als #teampur regelmäßig im persönlichen Face to Face Austausch stehen wollen – unter Kolleginnen, mit Kunden, mit Medien, auf Messen und Veranstaltungen.

Vier zauberhafte Seiten eines persönlichen Gesprächs

Persönliche Gespräche sind komplex. Der Psychologe Friedemann Schulz von Thun hat diese Komplexität mit einem Kommunikationsmodell definiert: dem sogenannten Kommunikationsquadrat. Danach hat jede Aussage vier Ebenen: die Sachebene (worüber ich informiere), die Appellebene (was ich erreichen möchte), die Beziehungsebene (was ich von meinem Gegenüber halte) und die Selbstoffenbarungsebene (was ich von mir zu erkennen gebe). Wenn man bedenkt, dass der Empfänger die Nachricht entsprechend den vier Ebenen auch (metaphorisch) mit vier Ohren aufnimmt, zeigt sich, dass der Zauber des persönlichen Kontakts von komplexen Zusammenhängen beeinflusst wird – und, dass die digitale Kommunikation das nicht abzubilden vermag.

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